Verantwoording beleid (2)

2.3 Personeel


Personeel & professionalisering Personeelsbestand Doelen en resultaten Ontwikkelingen Uitstroom Aanpake werkdruk

2.4 ICT


ICT Projectenkalender

2.5 Marketing


Marketing & Communicatie

2.3 Personeel & professionalisering

Personeelsbestand

Door de samenvoeging van de twee onderwijsstichtingen, ziet het personeelsbestand van Allente Onderwijs er als volgt uit: Door gericht wervingsbeleid kent de leeftijdsopbouw binnen Allente onderwijs een evenwichtige verdeling over de verschillende leeftijdscategorieën.

Doelen en resultaten

In het strategisch beleidsplan is een aantal kwalitatieve en kwantitatieve doelen en thema’s opgenomen die betrekking hebben op het personeelsbeleid.

Harmonisering beleid en protocollen In 2020 zijn de eerste stappen gemaakt in het harmoniseren van het beleid en diverse protocollen, die geldend waren binnen de rechtsvoorgangers van Allente. Bij de prioritering is enerzijds gekeken naar de vastgestelde evaluatiedata en anderzijds naar de urgentie, die binnen de organisatie kenbaar is gemaakt. In sommige situaties wordt er nog een onderscheid tussen opvang en onderwijs gemaakt, wat onder andere te maken heeft met wet & regelgeving. Daar waar mogelijk geldt nieuw of aangepast beleid voor de gehele Allente organisatie.

Intern opleiden Binnen Allente onderwijs wordt ingezet op ontwikkeling en professionalisering van medewerkers. Naast het aanbieden van netwerkbijeenkomsten, workshops en teamtrainingen, worden medewerkers in de gelegenheid gesteld om langdurige opleidingen te volgen in hun vakgebied. Daarnaast wordt er ingezet op het intern opleiden tot leerkracht. Het aantal LIO-leerwerkplekken per locatie is verhoogd, er zijn momenteel drie medewerkers, die via het zij instroomtraject worden opgeleid tot leerkracht en er zijn drie medewerkers die een aanstelling als onderwijsassistent combineren met de (verkorte- ) opleiding tot leerkracht. Arbo en preventie Door de samenvoeging van de drie rechtsvoorgangers van Allente, is er sprake van een samenwerking met drie verschillende arbodiensten. In 2020 is in samenwerking met Verus het aanbestedingstraject opgestart om tot één arbodienst te komen. Ter voorbereiding op het traject hebben er gesprekken plaatsgevonden over de volgende onderwerpen; visie op verzuim, doel verzuimbeleid, gewenste service van een arbodienstverlener, uitgaven per arbodienst over de afgelopen jaren en de mogelijkheden om de kinderopvangtak (die niet gebonden is aan aanbesteding) aan te laten sluiten bij een nieuwe arbodienstverlener.

Vanaf het voorjaar van 2020 is één van de medewerkers P&O belast met de taak van preventiemedewerker. Vanuit deze rol zal er aandacht besteed worden aan de volgende taken:

  • medewerking verlenen aan het verrichten en opstellen van de diverse RI&E’s;
  • het coördineren van diverse Arboactiviteiten;
  • het uitvoeren van Arbomaatregelen en ondersteuning van de directie op het gebied van Arbozaken;
  • op de hoogte blijven van de Arbowet- en regelgeving en vertalen naar eigen situatie;
  • het adviseren aan en overleggen met de medezeggenschapsraad over Arbozaken;
  • aanspreekpunt voor Arbozaken in samenwerking met de Arbocoördinatoren per locatie.

Het verzuimpercentage binnen Allente onderwijs is al enige jaren redelijk stabiel en toont tevens een hele lichte daling. Wel is het gemiddelde verzuim binnen de organisatie hoger dan het landelijke cijfer binnen het onderwijs. Dit heeft onder andere tot gevolg dat de vervangingsbehoefte onverminderd hoog blijft.

Ontwikkelingen

De volgende ontwikkelingen op het gebied van personeel en professionalisering zijn van invloed op het beleid

IKC vorming Vanaf het schooljaar 2020-2021 doen we steeds meer ervaringen op in het realiseren van Integrale Kindcentra. Het personeel vanuit Allente Onderwijs zal steeds meer en verder kennismaken met de werkwijzen van de collega pedagogisch medewerkers binnen de opvanglocaties en andersom. Hierdoor wordt het mogelijk om bruggen te slaan tussen deze verschillende werelden. Onder invloed van de ontwikkeling van IKC’s gedurende de komende jaren zal de structuur van leidinggevenden veranderen. Allereerst wordt de verantwoordelijkheid verbreed van de leeftijdsgroep 4 tot 12 jaar naar 0 tot 12 jaar. Daarnaast dient in de leiding de rol van onderwijs en opvang verankerd te worden. Omtrent de leiding van het IKC staan uitgangspunten geformuleerd in de notitie ‘Toekomstperspectief van de bestuurlijke organisatie’, die in het kader van de bestuurlijke samenwerking is opgesteld.

Subsidies Regionale samenwerking Lerarentekort – Regionale aanpak Personeelstekort De subsidieregeling aanpak regionale lerarentekorten (RAL en RAP) helpt het tekort gezamenlijk aan te pakken in de regio. Deze subsidieregeling heeft als doel partijen in de regio te faciliteren en te stimuleren om het personeelstekort in het PO, VO en MBO gezamenlijk aan te pakken. Besturen, lerarenopleidingen en andere partijen werken regionaal samen aan de aanpak van het lerarentekort. Ze konden in 2019 en 2020 subsidieaanvragen indienen. Allente onderwijs is de samenwerking aangegaan met de beide Pabo-instellingen in de regio alsmede met 5 andere PO besturen. De RAL subsidie is toegekend en is in 2020 tot uiting komen in de stimulering van zij instroom trajecten, begeleiding van stagiaires, activiteiten om instroom bij pabo’s te bevorderen en het creëren van een arbeidsmarktplatform om het beroep leerkracht te promoten en de vindbaarheid van de aangesloten besturen en opleidingsinstituten te vergroten.

  • de stimulering van zij instroom trajecten
  • de begeleiding van stagiaires
  • activiteiten om instroom bij pabo’s te bevorderen
  • het creëren van een arbeidsmarktplatform om het beroep leerkracht te promoten
  • en de vindbaarheid van de aangesloten besturen en opleidingsinstituten te vergroten.

Subsidie achterstanden Corona Het ministerie van OCW heeft in 2020 de subsidieregeling inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs 2020-2021 verstrekt. De regeling is bedoeld voor het organiseren van inhaal- en ondersteuningsprogramma’s. Binnen Allente onderwijs is door 10 scholen een aanvraag ingediend en tevens toegekend. De subsidie is ingezet op extra inzet van leerkrachten en onderwijsassistenten in de begeleiding en ondersteuning van de leerlingen.

Herwaarderingen functies In de nieuwe cao voor primair onderwijs is afgesproken dat verouderde functiebeschrijvingen van leidinggevend en onderwijsondersteunend (OOP) personeel in 2020 worden aangepast. De betreffende medewerkers krijgen het salaris dat past bij haar of zijn taken, rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De sociale partners hebben gezamenlijk actuele voorbeeldfunctiebeschrijvingen gemaakt voor leraren, schooldirecteuren en onderwijsondersteunend personeel. De voorbeeldfuncties zijn bedoeld ter ondersteuning van de dialoog over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende functies binnen de organisatie. Deze geactualiseerde functiebeschrijvingen zijn tot stand gekomen na een intensieve raadpleging waar leraren, onderwijsondersteunende medewerkers, directeuren en schoolbestuurders bij betrokken zijn geweest. De functies zijn vervolgens gewaardeerd met het functiewaarderingsysteem voor primair onderwijs. Het bestuur van Allente heeft besloten deze functiebeschrijvingen bij de herwaardering te hanteren ter voorkoming van wildgroei in functieomschrijvingen en de daarbij behorende salarisschalen.

Uitstroom en uitkeringen na uitdiensttredingen

In 2020 heeft iets meer dan 19 FTE de organisatie verlaten om verschillende redenen. In het schema wordt het aantal fte per reden uitgesplitst. Het aantal medewerkers dat op eigen initiatief de organisatie verlaten heeft, is vergelijkbaar met het aantal in 2019 en ook passend bij de ontwikkelingen van de arbeidsmarkt binnen het onderwijs.

In 2020 is er een bedrag van € 84.523,- uitgekeerd door het UWV aan oud medewerkers. Dit betreft 6 oud medewerkers die om uiteenlopende redenen in overleg met de werkgever de organisatie hebben verlaten in 2018, 2019 en 2020 en een WW uitkering hebben aangevraagd. Van 5 van de 6 medewerkers worden deze kosten vergoed door het Participatiefonds. Eén medewerker is voor een zeer korte periode in dienst geweest en bleek helaas niet herplaatsbaar binnen Allente. Zij is gedeeltelijk herplaatst bij een externe organisatie en ontvangt nog een kleine aanvulling op haar WW-uitkering. Medewerkers die bijvoorbeeld wegens krimp op een locatie, herplaatst moeten worden, worden daar waar mogelijk altijd herplaatst. De haalbaarheid van de herplaatsing is vaak afhankelijk van het type functie dat de medewerker uitoefent of uit zal kunnen oefenen in de nabije toekomst. Om instroom in de WW zo veel als mogelijk te voorkomen, wordt er jaarlijks een protocol opgenomen in het bestuursformatieplan, welke binnen de organisatie wordt besproken.

Aanpak werkdruk

In het regeerakkoord van 2017-2021 is afgesproken dat structureel middelen vrij worden gemaakt voor de verlaging van werkdruk in het primair onderwijs. De middelen zijn bedoeld voor werkdrukverlaging op de scholen. Elke school krijgt op basis van het aantal leerlingen op 1 oktober van het jaar ervoor een budget, dat op basis van afspraken op teamniveau wordt ingezet. De personeelsgeleding van de medezeggenschapraad (MR) heeft een formele rol in de besluitvorming, door instemmingsrecht op de bestedingsplannen. Op alle locaties zijn de werkdrukmiddelen op diverse manieren ingezet. De uitgaven gedurende 2020 kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Het verhogen van de kwaliteit van de lessen / leergang creatieve vorming en bewegingsonderwijs door de inzet of inhuur van vakdocenten op deze leer- en vormingsgebieden;

  • Het verlichten van de lesgevende en begeleidende taken van de leerkracht door de inzet van ‘meer handen in de klas’ middels de aanstelling van onderwijsassistenten;
  • Het verruimen van de facilitaire mogelijkheden binnen de school en het verlichten van de ondersteunende en administratieve taken door leerkrachten door de aanstelling of uitbreiding van uren van een conciërge of administratief medewerker;
  • Het verminderen van de inzet door leerkrachten tijdens de middagpauze / overblijf door de inzet van pedagogisch medewerkers vanuit een opvangorganisatie;
  • Het verminderen van de inzet van leerkrachten bij de organisatie van vieringen en feesten door de inzet van een eventmanager;
  • Het verruimen van de mogelijkheden tot informeel leren van de leerkracht door collegiale consultatie. De middelen van het Werkdrukakkoord worden ingezet ter bekostiging van de vervanging.

2.3 ICT Informatie- en communicatietechnologie

Voor onderwijs is een ICT projectenkalender opgesteld op basis van de prioriteiten die zijn afgegeven door het bestuur. Hieronder de projectenkalender en de voortgang daarin. De projecten hebben namen, die moeten benadrukken dat de projecten worden uitgevoerd als organisatieprojecten en niet enkel als technische projecten, hoewel de projecten van het ICT team altijd een technische kant zullen hebben.

Winterkoninkje

Allente naar 1 omgeving.

SKL, Atrium en De Blauwe Loper migreren naar één Office 365 omgeving (Allente). Deel 0 (afgerond 31-08-2020) Afscheid nemen van de serveromgeving (De Blauwe Loper) en van de leverancier Winsys. Deel 1 (afgerond 06-11-2020) Onderwijs (Atrium en De Blauwe Loper) migreren naar de nieuwe Office365 omgeving. Deel 2 (afgerond 31-08-2020) Opvang (SKL) migreren naar de nieuwe Office365 omgeving.

Ochtendgloren

Toekomst vast basisstructuur op de scholen

Deel 1 (afgerond 31-12-2020) Inventarisatie schoollocaties patchkast, firewall, Wifi/Accesspoints, internetabonnement, telefonie. Gewenste basis infrastructuur in kaart brengen Deel 2 (Q1/Q2 2021) Realisatie gewenste basis infrastructuur De volgende IT onderdelen worden als eerste gerealiseerd:

  1. Internet Nieuw contract internetabonnement voor alle schoollocaties. Schoollocatie is vrij in keuze voor internetbandbreedte. Na een offertetraject in oktober/november/december is gekozen voor leverancier Ziggo.
  2. Wifi Nieuw contract voor alle schoollocaties. Na een offertetraject in oktober/november/ december is gekozen voor leverancier Ziggo.
  3. Firewall Nieuwe Firewalls waar dat nodig is (met name vervangen Winsys firewalls, zie Deel 0 Winterkoninkje) Na een offertetraject in oktober/november/ december is gekozen voor leverancier Vitasys.

Project Vlinder

Excellente IT dienstverlening

Deel 1 (afgerond 04-07-2020) Oppakken knelpunten in de samenwerking richting leveranciers. Verbeteren samenwerking ICT team en ICT coördinatoren

Deel 2 (Q1/Q2 2021) Implementeren IT werkprocessen, projectmatig werken, beveiligingsmaatregelen. Back up afspraken met leverancier voor continuïteit in IT ondersteuning bij (langdurige) afwezigheid van medewerkers ICT team.

Winterklokje

Intranet voor Allente

Deel 1 (afgerond 06-11-2020) Intranet omgeving bouwen en beschikbaar maken.

Deel 2 (Q2 2021) Intranet aanpassen aan de behoefte Allente – ready for use, in samenwerking met Marketing & Communicatie

2.4 Marketing & communicatie

Met de samenvoeging van Kinderopvang Langedijk, Atrium en De Blauwe Loper is de afdeling Marketing en Communicatie ook samengevoegd. Dit leidt tot een mooie samenwerking tussen opvang en onderwijs, waarin in we veel van elkaar leren. Er is hard gewerkt om de afdeling zichtbaar te maken in de hele organisatie. We merken dat de afdeling Marketing en Communicatie (M&C) steeds vaker opgezocht wordt voor communicatie en ondersteuning bij diverse projecten of wordt gevraagd voor advies en vormgeving. Door de Coronacrisis konden veel evenementen niet doorgaan. We hebben geprobeerd de activiteiten op een andere manier vorm te geven. Digitaal, via de krant of in kleinere groepen op de scholen/locaties zelf. Voor de coronatijd is er nog wel het Voorleesontbijt georganiseerd in januari, met Bertje Doperwtje die kwam voorlezen. Hij heeft opgetreden in De Wijde Veert, de Phoenix BOL en de Paus Johannesschool en heeft zo heel Langedijk de peuters en kleuters een leuke ochtend bezorgd. In februari hebben we nog Allente got talent georganiseerd in Theater De Binding. Kinderen van alle BSO's hebben daar opgetreden voor ouders en grootouders in de vorm van zingen, dansen en toneelstukjes. De afdeling ondersteunt het Corona crisisteam in de communicatie intern en extern. Op deze manier houden we één centraal beleid en helpen we scholen in het communiceren van duidelijke richtlijnen naar medewerkers en ouders. Deze duidelijkheid, ondersteuning en werkdrukvermindering wordt erg gewaardeerd door de scholen.

Om de medewerkers een hart onder de riem te steken hebben we een kaart en later een doosje met een Allente zonnebril laten maken en opgestuurd naar de huisadressen van alle medewerkers. Deze gepersonaliseerde attenties geven de medewerkers wat steun in de zware en drukke coronatijd.

Het was een flinke klus om de gevelborden op alle Allente locaties voor opvang en onderwijs te vervangen. Op de oude borden stonden nog de namen van de voormalige stichtingen. We hebben gekozen voor vier verschillende borden:

  • IKC locaties hebben losse letters op de gevel met de naam van het IKC.
  • Locaties die een basisschool en opvang hebben, kregen een transparant bord met het schoollogo en de naam van opvanglocatie.
  • Locaties met alleen opvang hebben een mintgroen bord met donkergroene letters.
  • Locaties met alleen een basisschool hebben een transparant bord met hun schoollogo.

De scholen hebben een eigen logo, maar de opvanglocaties niet. Allente heeft verschillende iconen die we hebben ingezet om de opvangsoorten aan te geven. Zo heeft het kinderdagverblijf een vlinder, peuteropvang de paddenstoel en de BSO de bij. In 2020 is ons eerste IKC officieel geopend. IKC Oudkarspel is een samenvoeging van de opvang, Sint Maartenschool en Barnewiel. De afdeling heeft ondersteund met de communicatie en het maken van een nieuw logo met bijbehorende huisstijl. Omdat we nu een grotere organisatie zijn, is het handig voor medewerkers om één centrale plek te hebben, waar ze alle informatie kunnen vinden. Door de migratie van Office 365 naar één gezamenlijke omgeving hebben we in 2020 een start kunnen maken met het bouwen van een intranet (Allente portal). In 2021 zullen we de Allente portal gaan gebruiken en uitbreiden waar nodig is. Een grote wens van de opvang was om een mascotte te hebben en deze in te zetten op de locaties bij evenementen (bijvoorbeeld sportdag, Kinderboekenweek, opening of viering). Hier hebben we in 2020 een goede start mee gemaakt door middel van het kiezen van een ontwerp, dat we verder vorm gaan geven in 2021.

Verantwoording beleid (3)